Выдача справок при увольнении

Comments

• Цитата: Добрый день. Какие справки обязательно надо выдать и как подтвердить их передачу работнику, который увольняется, а какие только по его письменному запросу? Заранее спасибо.

  В день увольнения работника работодатель обязан выдать ему справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. Основание — пункт 3 части 2 статьи 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». Эту справку в день увольнения работодатель обязан выдать работнику автоматически, без каких-либо напоминаний и просьб.
  В соответствии с частью 4 статьи 84.1 Трудового кодекса в день прекращения трудового договора (день увольнения) работодатель обязан выдать работнику по его письменному заявлению заверенные надлежащим образом копии документов, связанные с его работой.
  Согласно статье 62 Трудового кодекса к таким документам, в частности, относятся: справка о заработной плате; справка о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование; справка о периоде работы у данного работодателя.
  Кроме того, по заявлению работника ему должна быть выдана справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611 (п. 3 ст. 230 НК РФ).
  Таким образом, если работнику необходимы указанные выше справки при увольнении, он должен обратиться с письменным заявлением. 
   Работодатель не вправе отказать работнику в выдаче указанных выше справок, так как они относятся к документам, связанным с работой.
  Документы, связанные с работой в компании, должны быть выданы работнику бесплатно (письмо Роструда от 20.12.2012 № ПГ/9518-6-1).
  Обратите внимание: справки по форме 2-НДФЛ, о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование готовит бухгалтерия, а справку о периоде работы у данного работодателя — кадровая служба. Если в компании нет отдельной кадровой службы, все документы придется составить бухгалтеру.
  Справки при увольнении о заработной плате и периоде работы в компании оформляют в свободной форме, поскольку унифицированные формы таких справок не утверждены.
  Справка о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование дублирует сведения персонифицированного учета, предоставляемые по данному работнику в Пенсионный фонд.
  Обязанность компании в день увольнения
  В абзаце 3 пункта 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27 ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страховании" установлена особая обязанность для работодателей. В день увольнения работника необходимо:
      - передать работнику сведения персонифицированного учета;
      - получить от работника письменное подтверждение передачи ему этих сведений.
  В перечень сведений персонифицированного учета входят:
      - сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже;
      - сведения о дополнительных страховых взносах и взносах работодателя на накопительную часть трудовой пенсии работника.
  Как оформить сведения
  Еще до увольнения компания должна регулярно в те же сроки, что установлены для представления отчетности, каждому работнику передавать копию индивидуальных сведений, которые были направлены в ПФР за отчетные периоды за время его работы (абз. 1 п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ).
    В день увольнения нужно подготовить сведения за отчетный период по дату увольнения. 
    Работодателю следует получить письменное подтверждение о том, что работник получил индивидуальные сведения.
  Зафиксировать передачу работнику сведений можно несколькими способами. Например, он распишется в получении документа:
  - на экземпляре раздела 6 формы РСВ-1, который останется в компании;
  - в журнале учета выданных справок и т. п.
• Добрый день. rolga_23! При цитировании указывайте, пожалуйста, автора, источник и дату публикации, но без гиперссылок. Таковы требования правил форума.